Gestion des états financiers

OBJECTIF

La gestion des états financiers permet de définir la structure des états financiers et de produire des rapports à partir des transactions comptables. Différents comptes ou ensembles de comptes de grand livre peuvent être regroupées sur chaque ligne des états financiers.

Il est également possible d’utiliser des masques de sélection par préfixe, projet, projet maître, activité, groupe, département, catégorie et type de projet. Le type de projet, le département, le projet maître et la catégorie doivent être configurés dans le projet. Il est possible de choisir les usagers qui auront accès à l’impression de chacun des états financiers à partir de la Restriction des accès disponible dans la Gestion de la sécurité.

 

PRÉREQUIS

• Gestion des groupes
• Gestion des comptes
• Ouverture d’année
• Gestion des projets

 

Étapes

maestro* > Comptabilité > Gestion financière > États financiers > Gestion des états financiers

 

Créer un état financier

L’icône Configuration permet d’entrer plusieurs valeurs par défaut qui seront réutilisées lors de la création de tous les états financiers.

1. En fonction du type d’état financier à créer, sélectionner l’une des icônes suivantes :
   • Afficher les états des résultats
   • Afficher les bilans
   • Afficher les autres états financiers
2. Entrer les informations requises :

Le champ Type s’ajuste en fonction de l’icône sélectionnée.

 

Champ	Description
Nom	Nom de l’état financier.
Type État des Résultats Bilan Autres états financiers	Le contenu du champ Regroupement de la section Configuration des lignes de l’état financier est limité au niveau des groupes et des comptes disponibles en fonction du type d’état. Revenus et dépenses seulement. Actif, passif et capital seulement. Tous les comptes et tous les groupes.

3. Entrer les informations requises dans l’onglet Paramètres d’impression :

Champ	Description
Police	Police de caractère, style et taille utilisés pour l’état financier. NOTE : Il est possible de modifier la police en cliquant dans la boîte affichant le résultat. NOTE : La flèche permet d’appliquer le changement de police à toutes les lignes de l’état financier.
Format	Format d’impression par défaut à utiliser. NOTE : De nouveaux formats peuvent être configurés à l’option Gestion des formats d’impression.
Préfixe	Préfixe de la compagnie pour laquelle l’état financier est disponible. NOTE : Si le champ est vide, l’état financier est disponible pour toutes les compagnies. NOTE : Il est aussi possible d’inscrire un masque permettant de rendre disponible l’état à certains préfixes de compagnie seulement. Par exemple, en inscrivant 1XXXX, l’état est disponible pour tous les préfixes commençant par 1. NOTE : Le choix des préfixes disponibles est filtré en fonction de la Gestion de la sécurité.
Nb décimales des ratios	Nombre de décimales des ratios entrés aux champs Ratio/PU : Créer ID et Ratio : Utiliser ID de la section Configuration des lignes de l’état financier ou à l’option Gestion des formats d’impression.
Précision	Niveau de précision des montants. Les choix sont : Dollars et Cents, Dollars, Milliers de dollars et Millions de dollars.
Séparateur de milliers	Séparateur de milliers utilisé. Les choix sont : Aucun, Espace et Virgule.
Ne pas imprimer les zéros	Tous les comptes dont la valeur est à 0 ne sont pas imprimés, si la case est cochée.
Arrondir avant d’imprimer	Doit être cochée si le choix fait au champ Précision est autre que Dollars et Cents. Sinon, les montants sont arrondis.
Imprimer tout en majuscule	La police de caractère utilisée s’imprime en majuscule.
Imprimer les numéros de compte	Permet d’afficher les numéros de compte dans l’état financier. Le numéro s’affichera avant la description du compte.
Appliquer le taux de participation	S’applique pour un état financier d’une entreprise consolidée. Le système tient compte du pourcentage entré au champ Taux de participation dans les paramètres de la compagnie consolidée.
Saut de ligne après l’en-tête	Permet d’avoir une ligne vide après les lignes d’en-tête sur chaque page de l’état financier.
Auto-Indentation	Permet de commencer automatiquement la description de chaque ligne de manière décalée en fonction du niveau de total dont elle fait partie.

1. Section Configuration des lignes de l’état financier :

Champ	Description
Description française	Description française du regroupement. NOTE : Si le regroupement comprend plus d’un compte ou d’un groupe, il est nécessaire d’entrer manuellement une description. Sinon, le système affiche automatiquement la description du compte ou du groupe, selon la langue.
Description anglaise	Description anglaise du regroupement. NOTE : Si le regroupement comprend plus d’un compte ou d’un groupe, il est nécessaire d’entrer manuellement une description. Sinon, le système affiche automatiquement la description du compte ou du groupe, selon la langue.
Police	Permet de sélectionner une police de caractère spécifique pour un regroupement. NOTE : Si le champ est vide, le système prend la police par défaut.
Type de ligne	Valeurs disponibles : Vide Permet d’entrer le texte à imprimer sur l’état, sans y associer un groupes ou un compte. Détails Affiche le détail du regroupement (tous les comptes et groupes) lors de l’impression. NOTE : Le système crée automatiquement un titre et un total pour ce regroupement. Résumé Affiche seulement le total du regroupement. Début total Détermine le début du calcul du total du groupement qui sera affiché en format détaillé par défaut. Fin total Détermine la fin du calcul du total du regroupement. Saut de page Permet d’insérer un saut de page dans l’état financier. Début total résumé Détermine le début du calcul du total de groupement qui sera affiché en format résumé par défaut. NOTE : Il sera possible de forer en détail en appuyant sur le +.
Regroupements	Contenu du regroupement. NOTE : Cette colonne n’est pas modifiable. Pour modifier ou créer le regroupement, cliquer 2 fois dans la colonne ou utiliser le bouton de la colonne suivante.
Voir regroupements	Permet de sélectionner les comptes et groupes à inclure, selon la description, pour les types de ligne Détails et Résumé.
Soulignement	Permet d’insérer une ligne avant ou après le total. NOTE : Le type de ligne doit être à Détails ou Fin total.
Caractères	Nom de la police. NOTE : Il est possible de modifier la police en cliquant 2 fois dans la colonne.
Facteur	Facteur multiplicateur du résultat de la ligne. NOTE : 0 = 1.
Ratio/PU : Créer ID	Permet de créer un ratio; c’est le dénominateur du ratio. NOTE : Par exemple, si la Marge bénéficiaire brute = Dépenses/Revenus, le Ratio/PU : Créer ID doit être identifié à la ligne de total des revenus.
Ratio : Utiliser ID	Permet d’utiliser un ratio créé; c’est le numérateur du ratio. NOTE : Par exemple, si la marge bénéficiaire brute = Dépenses/Revenus, le Ratio : Utiliser ID doit être identifié à la ligne de total des dépenses.
Invisible	La ligne n’apparaît pas lors de l’impression de l’état financier, si la case est cochée.
Appliquer cette police	S’applique seulement pour un type de ligne Détails. Sinon, Tout doit être sélectionné.
Inversion	Valeurs disponibles : Automatique Permet d’inverser automatiquement un revenu ou une dépense en débit ou en crédit pour permettre de les additionner. NOTE : Dans le cas d’une ligne de type total, la valeur automatique fait en sorte que la ligne de total est inversée si au moins une ligne faisant partie de ce total est inversée. Il s’agit de la valeur sélectionnée par défaut sur toutes les lignes de type total. Oui Multiplie le résultat par -1 pour changer la nature (débit, crédit) de la dépense ou du revenu pour l’état financier. NOTE : La valeur oui, appliquée sur une ligne de type total, fait en sorte que ce total est inversé. Non Multiplie par 1 pour ne pas changer la nature (débit, crédit) de la dépense ou du revenu pour l’état financier. NOTE : La valeur non, appliquée sur une ligne de type total, fait en sorte que ce total n’est pas inversé. Par exemple, cette fonctionnalité permet d’additionner un revenu et une dépense dans les dépenses, si Oui est sélectionné pour une ligne de revenus.
À la condition	Permet de définir l’endroit de l’apparition du regroupement dans l’état financier, si le résultat est plus petit ou plus grand que 0.
Masque du préfixe	Permet de sélectionner un masque de préfixe à considérer pour le calcul du résultat de la ligne en double-cliquant sur le champ.
Masque du projet	Permet de sélectionner un masque de projet à considérer pour le calcul du résultat de la ligne en double-cliquant sur le champ.
Masque de l’activité	Permet de sélectionner un masque de l’activité à considérer pour le calcul du résultat de la ligne en double-cliquant sur le champ.
Masque du groupe	Permet de sélectionner un masque du groupe à considérer pour le calcul du résultat de la ligne en double-cliquant sur le champ.
Masque du département	Permet de sélectionner un masque du département à considérer pour le calcul du résultat de la ligne en double-cliquant sur le champ.
Masque du projet maître	Permet de sélectionner un masque du projet maître à considérer pour le calcul du résultat de la ligne en double-cliquant sur le champ.
Masque du type de projet	Permet de sélectionner un masque du type de projet à considérer pour le calcul du résultat de la ligne en double-cliquant sur le champ.
Masque de la catégorie	Permet de sélectionner un masque de la catégorie à considérer pour le calcul du résultat de la ligne en double-cliquant sur le champ.

Toutes les entrées des masques doivent être faites manuellement. Les entrées des masques s’appliquent uniquement sur le type de ligne détails. Si le niveau de détail a été modifié dans les Configurations diverses et que certains champs ne sont pas cochés, il ne sera plus possible d’entrer un masque pour ces champs; les cellules correspondantes seront donc grisées dans l’écran d’entrée des masques. De plus, si des valeurs avaient déjà été entrées pour ces champs, elles seront affichées en rouge et seront supprimées automatiquement lors de la sauvegarde de l’état financier. La composition des masques et la signification des symboles à utiliser sont disponibles en annex

4. Entrer les informations requises dans les onglets En-têtes et Pieds-de-Pages.

Ces champs permettent de définir les en-têtes et pieds de page qui apparaîtront lors de l’impression de l’état financier. En cliquant sur le bouton […], il est possible de visualiser et de sélectionner des variables et de les intégrer automatiquement aux en-têtes et aux pieds de pages, comme le nom de la compagnie, la page, le nom de l’état financier, la description du format d’impression, etc.

5. Cliquer sur Enregistrer.

Il est possible de créer un état financier à partir d’un état financier existant en utilisant l’icône Enregistrer sous.

 

Voir aussi 

• Gestion des formats d’impression
• Gestion de la sécurité

 

Annexe

Signification des symboles

L’astérisque (*), le point d’interrogation (?), le dièse (#), le point d’exclamation (!), le trait d’union (-) et les crochets ([]) peuvent être utilisés dans des requêtes pour inclure tous les enregistrements, noms de fichier ou autres items commençants par des caractères spécifiques ou associer des enregistrements semblables.

Symbole	Exemple	Usage
*	tr* pour transport, transfert, troupe *re pour dire, lire, titre	Associe n’importe quel chiffre ou caractère et peut être utilisé n’importe où dans le masque.
?	b?lle pour bille, balle	Associe n’importe quel caractère simple.
#	1#3 pour 103, 113, 123	Associe n’importe quel chiffre simple.
[]	b[ae]lle pour balle mais pas bille	Associe n’importe quel caractère à l’intérieur des crochets.
!	b[!ae]lle pour bille mais pas balle	Associe n’importe quel caractère qui ne se situe pas à l’intérieur de ceux spécifiés dans les crochets.
-	b[a-c]d pour bad, bbd, bcd uniquement	Associe n’importe quel caractère inclus dans l’étendue de caractères spécifiée.

 

Composition des masques

Type de masque	Exemple	Vrai	Faux
Caractères multiples	a*a *ab*	aa, aBa, aBBBa abc, AABB, Xab	aBC aZb, bac
Caractères spéciaux	a[*]a	a*a	Aaa
Caractères multiples	ab*	abcdefg, abc	cab, aab
Caractère simple	a?a	aaa, a3a, aBa	aBBBa
Chiffre simple	a#a	a0a, a1a, a2a	aaa, a10a
Étendue de caractères	[a-z]	f, p, j	2, &
Caractères à l’extérieur de l’étendue	[!a-z]	9, &, %	b, a
Sans chiffre	[!0-9]	A, a, &	0, 1, 9
Combiné	a[!b-m]#	An9, az0, a99	abc, aj0

 

Dernière modification : 20 septembre 2024